Conseil n°1 : Vérifiez régulièrement la solvabilité de votre portefeuille clients
Avant d’entrer en relation avec de nouvelles entreprises, et tout au long de vos relations commerciales, même historiques, vérifiez la solvabilité de vos clients. Cette vérification passe dans l’idéal par l’utilisation du numéro de Siren, élément le plus fiable de l’identité d’une entreprise. Veillez à bien valider cette information pour éviter d’avoir des ouvertures de comptes clients en doublon ou des erreurs de processus dans la suite de vos relations commerciales. Cela vous permettra d’ouvrir un seul compte client et de structurer votre base le plus proprement possible.
Ensuite, pour effectuer cette surveillance, il existe des services de renseignement commercial. Pour aller plus loin, les solutions d’assurance-crédit ou d’affacturage permettent de vous protéger contre les impayés éventuels et proposent des outils fiables de pilotage du risque client.
Conseil n°2 : Appuyez-vous sur la loi de modernisation de l’économie
Dès la négociation commerciale, ou à défaut, au moment de la commande, il est important de préciser clairement les conditions de règlement : cadencement du règlement, existence d’acompte à la commande, échéance du solde... dans un seul objectif : réduire la probabilité de litige.
Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur la loi de modernisation de l’économie (LME) qui encadre les délais de paiement selon votre secteur. Intégrée dans les conditions générales de ventes, la LME vous permettra le respect des conditions de règlement standard.
Conseil n°3 : Maîtrisez les processus de facturation de chacun de vos clients
Bien se renseigner sur les processus de facturation de vos clients est clef pour en optimiser le règlement. Par exemple, envoi de la facture vers une adresse TSA, dépôt des factures sur un portail pour les grands comptes, Chorus pour les administrations... De manière générale, votre facture devra reprendre :
- Le numéro de commande (régulièrement demandé)
- Selon l’activité : le n° du marché, lieu de livraison, adresse du chantier…
- La date d’échéance
- Le mode de paiement
- Le RIB* : à privilégier pour un règlement sécurisé
- Le descriptif précis de la prestation
Conseil n°4 : mettez en place une politique de recouvrement en phase avec la politique commerciale
La mise en place d’une politique de relance en lien avec la direction commerciale, voire la direction générale, permet d’éviter les interventions en mode « pompier » pour répondre à un éventuel besoin de trésorerie. Il est opportun d’anticiper et de vérifier avant échéance que la facture a bien été reçue et enregistrée comme bonne à payer chez votre client.
Cela permet notamment de détecter les éventuels litiges en amont et ainsi réagir plus rapidement.
Pour cela, tous les moyens de communication disponibles sont possibles : email, téléphone, portail… Enfin, confier cette responsabilité à un interlocuteur dédié permet de pérenniser ces actions et participe à une meilleure connaissance des habitudes de paiement de vos clients !
Conseil N°5 : Variez votre politique de recouvrement
Afin de gagner en efficacité, n’hésitez pas à varier vos relances en évitant les processus connus et répétitifs : par exemple courrier, téléphone, email pour une facture. Puis pour la suivante, uniquement téléphone.
La mise en place de cette politique n’est pas toujours aisée mais c’est pourtant capital : la confier à des professionnels est parfois la meilleure alternative.
Conseil N°6 : En cas de litige, soyez proactif !
Lorsqu’un litige commercial est déclaré, il faut s’assurer qu’il soit résolu dans un délai très court.
Pour cela n’hésitez pas à :
- impliquer le commercial en charge de la relation
- mettre en place une procédure de relance et la communiquer
- si besoin, faire appel au Dirigeant pour renforcer l’incitation au règlement
Pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, l’externalisation de la prestation de recouvrement à des professionnels est également une option qui leur permet de sécuriser le risque débiteur et de détecter de manière précoce des litiges par le biais d’actions de relances régulières et personnalisées, sans interface dans leurs relations commerciales.